Yatılı Hizmetçi Yazılımı: Uzun Dönem Ev Hizmeti Operasyonlarını Yönetmek

Yatılı hizmetçi modeli, saatlik temizlikten temelden farklıdır. Birkaç saatliğine temizlikçi göndermek yerine, ailelerin yanında aylarca hatta yıllarca yaşayacak ev hizmeti çalışanları yerleştiriyorsunuz. Bu, tamamen farklı operasyonel zorluklar ve fırsatlar yaratır.

Yatılı hizmet işi yürütüyorsanız zaten biliyorsunuz: Excel tabloları bu karmaşıklığı kaldıramaz. Özel yazılıma ihtiyacınız var.

Yatılı Hizmet Nedir?#

Yatılı hizmet (uzun dönem hizmet olarak da bilinir), ev hizmeti çalışanlarının müşterinin evinde ikamet ettiği ve kapsamlı ev desteği sağladığı bir iş modelidir.

Yatılı vs. Saatlik: Temel Farklar

Yatılı Düzenlemelerde Dahil Olan Hizmetler

Yatılı ev hizmeti çalışanları genellikle şunları üstlenir:

• Ev temizliği - Günlük bakım ve derin temizlik
• Yemek pişirme - Aile tercihlerine göre yemek hazırlama
• Çocuk bakımı - Dadı hizmetleri, okul servisi, ödev yardımı
• Yaşlı bakımı - Günlük aktivitelerde yardım, refakat
• Çamaşır ve ütü - Kıyafet bakımı ve düzenleme
• Market alışverişi - Pazar işleri ve ev malzemeleri
• Evcil hayvan bakımı - Besleme, gezdirme, temel bakım

Bu kapsamlı kapsam, ailelerin yatılı hizmetleri tercih etme nedenidir—sadece temizlikçi değil, özel bir ev yöneticisi edinirler.

Yatılı Hizmetler Neden Özel Yazılım Gerektirir?#

Yatılı hizmet işletmesi yürütmek, esasen karmaşık yasal yükümlülükleri olan bir personel ve yerleştirme ajansı işletmektir. İşte onu benzersiz kılan zorluklar:

1. Sözleşme Yaşam Döngüsü Yönetimi

Temizlikçi ayrıldığında biten saatlik rezervasyonların aksine, yatılı sözleşmeler aylar veya yıllar sürer:

Sözleşme Aşamaları:

• Başlangıç - Müşteri çalışan seçer, koşullar müzakere edilir
• Yerleştirme - Çalışan müşterinin evine taşınır
• Aktif Dönem - Devam eden hizmet (3-24 ay)
• Yenileme veya Fesih - Sözleşme uzatma veya sonlandırma
• Geçiş - Çalışan geri döner veya yeni müşteriye transfer olur

Her aşama takip, dokümantasyon ve iletişim gerektirir.

2. Yasal ve Uyumluluk Gereksinimleri

Suudi Arabistan, Katar ve BAE gibi ülkelerde yatılı hizmet sağlayıcıları katı düzenlemelere uymak zorundadır:

Sorumluluklarınız:

• Vize işleme ve çalışma izinleri
• İkamet belgeleri
• Sağlık sigortası kapsamı
• İş hukuku uyumluluğu
• Yetkililerle kayıtlı iş sözleşmeleri
• Düzenli hükümet raporlaması

Kaçırılan tek bir vize yenilemesi para cezaları, yasal sorunlar ve itibar hasarına yol açabilir.

3. Bordro Karmaşıklığı

Müşterilerin ziyaret başına ödeme yaptığı saatlik hizmetlerin aksine, yatılı hizmetler şunları içerir:

• Çalışanlara aylık maaş ödemesi
• Banka havalesi uyumluluğu (birçok ülke maaşın bankalar aracılığıyla ödenmesini gerektirir)
• Avans/kredi takibi
• Hizmet sonu tazminat hesaplama
• Uluslararası çalışanlar için çoklu para birimi işleme

4. Çalışan Dokümantasyonu

Her çalışanın takip edilmesi gereken kapsamlı dokümantasyonu vardır:

• Pasaport (son kullanma tarihleriyle)
• Çalışma vizesi (yenileme tarihleriyle)
• Sağlık sertifikaları
• Sigorta poliçeleri
• Eğitim sertifikaları
• İstihdam geçmişi
• Performans kayıtları

5. Yerleştirme Takibi

Her zaman bilmeniz gerekenler:

• Hangi çalışan hangi müşteride
• Her yerleştirmenin başlangıç ve bitiş tarihleri
• Değişim geçmişi
• Müşteri memnuniyet kayıtları
• Olay raporları

Yatılı Hizmet Yazılımının Temel Özellikleri#

1. Sözleşme Yönetim Modülü

Ne Yapmalı:

Şunlarla sözleşmeler oluşturun ve yönetin:

• Esnek süre seçenekleri (3, 6, 12, 24 ay)
• Otomatik yenileme ayarları
• Hizmet kapsamı tanımı
• Fiyatlandırma ve ödeme koşulları
• Şartlar ve koşullar
• Dijital imza yeteneği

Otomatik Uyarılar:

• Sözleşme bitiş tarihinden 30 gün önce
• Müşterilere yenileme hatırlatmaları
• Fesih işleme iş akışları

2. Çalışan Profil Yönetimi

Kapsamlı Çalışan Veritabanı:

Tüm çalışan bilgilerini tek yerde saklayın:

• Kişisel bilgiler ve iletişim bilgileri
• Dil yeterlilikleri (aile eşleştirmesi için kritik)
• Beceriler ve sertifikalar
• İş geçmişi ve referanslar
• Son kullanma takibi ile belge yüklemeleri
• Önceki yerleştirmelerden performans derecelendirmeleri

Belge Son Kullanma Uyarıları:

• Pasaport 90 gün içinde sona eriyor
• 60 gün içinde vize yenilemesi gerekli
• Sağlık sertifikası yenileme gerekiyor
• Sigorta poliçesi sona eriyor

3. Yerleştirme Paneli

Görsel Genel Bakış:

Tüm operasyonunuzu bir bakışta görün:

• Toplam aktif yerleştirmeler
• Yerleştirme için müsait çalışanlar
• Bu ay sona eren sözleşmeler
• Bekleyen değişimler
• Yerleştirmelerin coğrafi dağılımı

Yerleştirme Geçmişi:

Tam yolculuğu takip edin:

• Çalışan A → Müşteri X (Ocak 2024 - Aralık 2024)
• Çalışan A → Müşteri Y (Ocak 2025 - Günümüz)
• Transfer nedeni, müşteri geri bildirimi, performans notları

4. Bordro ve Finansal Yönetim

Maaş İşleme:

• Aylık maaş hesaplama
• Banka havalesi entegrasyonu
• Maaş bordrosu oluşturma
• Avans/kredi kesintisi takibi
• Hizmet sonu tazminat hesaplama

Müşteri Faturalandırması:

• Aylık faturalandırma
• Ödeme takibi
• Bekleyen bakiye uyarıları
• Ödeme geçmişi raporları

5. Müşteri Portalı

Aileler İçin Self-Servis:

Müşterilerin yapabilecekleri:

• Sözleşme detaylarını ve kalan süreyi görüntüleme
• Çalışan profiline ve iletişim bilgilerine erişim
• Geri bildirim ve derecelendirme gönderme
• Değişim veya sözleşme değişikliği talep etme
• Ödeme geçmişini görüntüleme ve fatura indirme
• Destek ekibinizle doğrudan iletişim kurma

6. Uyumluluk Takibi

Düzenleyici Panel:

Operasyonunuz genelinde uyumluluğu izleyin:

• Belgeleri sona eren çalışanlar
• Bekleyen vize yenilemeleri
• Sigorta kapsamı boşlukları
• Sözleşme kayıt durumu
• Hükümet raporlama son tarihleri

Denetim İzi:

Denetimler için kayıtları koruyun:

• Zaman damgalı tüm belge yüklemeleri
• Sözleşme değişiklik geçmişi
• Ödeme kayıtları
• İletişim günlükleri

7. Değişim Yönetimi

İşler Yürümediğinde:

Değişimleri profesyonelce yönetin:

• Müşteri değişim talebi gönderir
• Sistem nedeni ve detayları kaydeder
• Gereksinimlere uyan müsait çalışanlar gösterilir
• Yeni yerleştirme planlanır
• Orijinal çalışan müsait havuza geri döner
• Dokümantasyon otomatik güncellenir

Değişim Politikaları:

• Deneme süresi içinde ücretsiz değişim
• Sözleşme türüne göre değişim koşulları
• Çalışan geçiş lojistiği

Gerçek Dünya İş Akışı: Yatılı Çalışan Yerleştirme#

Yatılı hizmet yazılımının tipik bir yerleştirmeyi nasıl yönettiğini görelim:

Gün 1: Müşteri Sorgusu

Müşteri web sitenize veya uygulamanıza kaydolur:

• "Yatılı Hizmet" seçer
• Gereksinimleri belirtir (temizlik, yemek, çocuk bakımı vb.)
• Tercih edilen dil yeterliliklerini belirtir
• Sözleşme süresini seçer (örn. 12 ay)
• Adres ve aile detaylarını sağlar

Gün 2-5: Eşleştirme

Ekibiniz yazılımı kullanarak:

• Müsait çalışanları beceri, dil ve deneyime göre filtreler
• Çalışan profillerini ve derecelendirmelerini inceler
• 2-3 aday kısa listesi oluşturur
• Müşteriye seçenekleri sunar

Gün 6-10: Seçim ve Sözleşme

Müşteri tercih ettiği çalışanı seçer:

• Tüm koşullarla sözleşme otomatik oluşturulur
• Müşteri dijital olarak imzalar
• İlk ödeme işlenir
• Yerleştirme tarihi planlanır

Gün 11-15: Hazırlık

Sistem hazırlık iş akışını tetikler:

• Çalışan yeni yerleştirme hakkında bilgilendirilir
• Sağlık kontrolü planlanır (gerekirse)
• Dokümantasyon doğrulanır
• Müşteri, çalışan detaylarıyla karşılama paketi alır

Gün 15: Yerleştirme

Çalışan müşteri evine varır:

• Giriş sistemde kaydedilir
• Sözleşme resmi olarak başlar
• Müşteri ve çalışan onay alır
• Deneme süresi geri sayımı başlar

Devam Eden: Aylık Döngü

Her ay yazılım otomatik olarak:

• Müşteri faturası oluşturur
• Çalışan maaşını işler
• Müşteriye memnuniyet anketi gönderir
• Sözleşme kalan süresini günceller
• Belge son kullanma tarihlerini kontrol eder

Ay 11: Yenileme Süreci

Sözleşme bitiş tarihinden 30 gün önce:

• Müşteri yenileme hatırlatması alır
• Seçenekler sunulur (yenile, değiştir, feshet)
• Yenileme ise: yeni sözleşme oluşturulur
• Fesih ise: dönüş lojistiği başlatılır

Dil ve İletişim Desteği#

Başarılı yerleştirmeler büyük ölçüde aileler ve çalışanlar arasındaki iletişime bağlıdır. Yazılımınız şunları desteklemelidir:

Çoklu Dil Profilleri:

• Çalışan dil yeterlilikleri (konuşma ve yazma)
• Müşteri dil tercihleri
• Eşleştirme algoritması dil uyumluluğunu dikkate alır

İletişim Araçları:

• Müşteri ve şirket arasında uygulama içi mesajlaşma
• Yaygın talepler için çeviri yardımı
• Çoklu dilde bildirimler ve belgeler
• Birden fazla dilde destek

Neden Önemli:

Öncelikle Arapça konuşan bir aile, etkili iletişim kurabilecek bir çalışana ihtiyaç duyar. İngilizce konuşan çocukları olan bir aile, ödev yardımı için İngilizce'ye akıcı bir çalışanı tercih edebilir. Yazılımınız bu eşleştirmeleri sorunsuz yapmalıdır.

Yazılımla Çözülen Operasyonel Zorluklar#

Zorluk 1: Belge Kaosu

Yazılım Olmadan:

• Dosya dolaplarında pasaportlar
• Excel tablolarında vize tarihleri
• Son kullanma için uyarı yok
• Belgeler sona erdiğinde panik

Yazılımla:

• Tüm belgeler dijitalleştirilmiş ve merkezileştirilmiş
• Otomatik son kullanma uyarıları
• Yenileme iş akışları otomatik tetiklenir
• Uyumluluk paneli boşlukları gösterir

Zorluk 2: Yerleştirme Görünürlüğü

Yazılım Olmadan:

• Kim nerede çalışıyor? Excel'e bak...
• Çalışan A, Müşteri X'te ne kadar süredir? Hesaplayayım...
• Hangi çalışanlar müsait? Ekibe sorayım...

Yazılımla:

• Gerçek zamanlı yerleştirme paneli
• Tam yerleştirme geçmişi
• Müsait çalışan havuzu her zaman güncel
• Her soruya anında cevap

Zorluk 3: Finansal Takip

Yazılım Olmadan:

• Manuel fatura oluşturma
• Excel'de maaş hesaplamaları
• Geciken ödemeleri manuel takip
• Karlılığa görünürlük yok

Yazılımla:

• Otomatik aylık faturalandırma
• Bordro otomatik çalışır
• Ödeme hatırlatmaları otomatik gönderilir
• Çalışan, müşteri, bölge bazında karlılık raporları

Zorluk 4: Değişim Kabusları

Yazılım Olmadan:

• Müşteri mutsuz arar
• Değişim için panik arayışı
• Manuel koordinasyon
• Çalışanların neden değiştirildiğinin kaydı kayıp

Yazılımla:

• Değişim talebi nedenle kaydedilir
• Eşleştirme algoritması alternatifler önerir
• Geçiş planlanır ve takip edilir
• Tam geçmiş korunur

Yatılı Hizmet İşinizi Ölçeklendirmek#

10'dan 100'e, 1000 yerleştirmeye büyüdükçe manuel süreçler çöker. Yazılım ölçeği mümkün kılar:

10 Yerleştirme: Excel tablolarıyla idare edebilirsiniz (zar zor)

100 Yerleştirme: İhtiyacınız olan:

• Otomatik belge takibi
• Sistematik bordro işleme
• Self-servis için müşteri portalı
• Yerleştirme paneli

1000+ Yerleştirme: Gereken:

• Bölgesel yönetim yetenekleri
• Rol izinleriyle çoklu kullanıcı erişimi
• API entegrasyonları (bankalar, hükümet sistemleri)
• Gelişmiş analitik ve tahminleme

Yatılı Hizmetler İçin Neden SaasTech?#

SaasTech, Körfez bölgesindeki yatılı hizmet operasyonlarına güç veriyor:

Work Force Saudia - Çalışma Bakanlığı gereksinimlerine tam uyumla Suudi Arabistan genelinde yatılı ev hizmeti çalışanlarını yönetiyor

Helper-SA - Krallık genelinde uzun dönem yerleşik işçi yerleştirmeleri

Scrubs Qatar - Kapsamlı destekle Doha'da yatılı hizmetçi servisleri

Platformumuz şunları sağlar:

• Sorgulamadan yenilemeye tam sözleşme yaşam döngüsü yönetimi
• Otomatik son kullanma uyarılarıyla çalışan dokümantasyon takibi
• Tüm aktif yerleştirmeleri gösteren yerleştirme paneli
• Banka havalesi desteğiyle entegre bordro
• Self-servis erişim için müşteri portalı
• Yasal gereksinimler için uyumluluk takibi
• Çoklu dil desteği (45+ dil)
• Müşteri ve çalışan iletişimi için white-label uygulamalar

Başlarken#

Yatılı hizmet operasyonlarınızı profesyonelleştirmeye hazır mısınız?

1. Demonuzu oluşturun - 15 günlük tam erişim deneme
2. Sözleşmeleri yapılandırın - Hizmet koşullarınızı ve fiyatlandırmanızı ayarlayın
3. Çalışanları içe aktarın - Belgelerle çalışan veritabanınızı ekleyin
4. Ekibinizi eğitin - Sezgisel arayüz, minimum öğrenme eğrisi
5. Canlıya geçin - Yerleştirmeleri profesyonelce yönetmeye başlayın

Şimdi Demo Oluşturun ve yatılı hizmet işinizi dönüştürün.

---

SSS#

Hem saatlik hem yatılı hizmetleri yönetebilir miyim? Evet. SaasTech her iki modeli de tek platformda, her biri için uygun iş akışlarıyla yönetir.

Belge son kullanma takibi nasıl çalışır? Son kullanma tarihleriyle belgeler yükleyin. Sistem, sona ermeden 90, 60 ve 30 gün önce otomatik uyarılar gönderir.

Müşteriler belirli çalışanları talep edebilir mi? Evet. Müşteri portalı, yenilemeler veya yeni sözleşmeler için favoriler ve belirli çalışan taleplerini sağlar.

Bordro entegrasyonu var mı? Evet. Maaş ödemeleri oluşturun ve uyumlu maaş ödemesi için banka havale sistemleriyle entegre edin.