Asuvakotiapupalvelun ohjelmisto: Asuvien kotiapulaisten toimintojen hallinta

Asuvakotiapupalvelumalli on perustavanlaatuisesti erilainen kuin tuntisiivous. Sen sijaan, että lähettäisit siivoojia muutamaksi tunniksi, sijoitat kotiapulaisia, jotka asuvat perheiden luona kuukausia tai jopa vuosia. Tämä luo täysin erilaisen joukon operatiivisia haasteita — ja mahdollisuuksia.

Jos pyörität asuvakotiapupalveluliiketoimintaa, tiedät jo: taulukkolaskentaohjelmat eivät pysty käsittelemään tätä monimutkaisuutta. Tarvitset erikoistunutta ohjelmistoa.

Mikä on asuvakotiapupalvelu?#

Asuvapalvelu (kutsutaan myös pitkäaikaiseksi palveluksi) on liiketoimintamalli, jossa kotiapulaiset asuvat asiakkaan kotona ja tarjoavat kattavaa kotitaloustukea.

Asuva vs. tuntipohjainen: Keskeiset erot

Asuvajärjestelyihin sisältyvät palvelut

Asuvat kotiapulaiset tyypillisesti hoitavat:

• Kotitaloussiivous - Päivittäinen ylläpito ja syväsiivous
• Ruoanlaitto - Aterioiden valmistus perheen mieltymysten mukaan
• Lastenhoito - Lastenvahtina toimiminen, koulusta haku, läksyapu
• Vanhustenhoito - Avustaminen päivittäisissä toimissa, seurustelu
• Pyykinpesu ja silitys - Vaatehuolto ja järjestely
• Ruokaostokset - Kauppamatkat ja kotitaloustarvikkeet
• Lemmikkieläinten hoito - Ruokinta, ulkoilutus, perushoito

Tämä kattava laajuus on syy miksi perheet valitsevat asuvapalvelut — he saavat omistautuneen kotitalousjohtajan, ei vain siivoojan.

Miksi asuvapalvelut vaativat erikoistunutta ohjelmistoa#

Asuvakotiapupalvelun pyörittäminen on käytännössä henkilöstö- ja sijoitustoimiston pyörittämistä monimutkaisilla juridisilla velvoitteilla. Tässä on mikä tekee siitä ainutlaatuisen haastavan:

1. Sopimuksen elinkaaren hallinta

Toisin kuin tuntivaraukset, jotka päättyvät kun siivooja lähtee, asuvasopimukset kestävät kuukausia tai vuosia:

Sopimusvaiheet:

• Aloitus - Asiakas valitsee työntekijän, ehdot neuvotellaan
• Sijoitus - Työntekijä muuttaa asiakkaan asuntoon
• Aktiivinen jakso - Jatkuva palvelu (3-24 kuukautta)
• Uusiminen tai päättyminen - Sopimuksen jatko tai lopetus
• Siirtymä - Työntekijä palaa tai siirtyy uudelle asiakkaalle

Jokainen vaihe vaatii seurantaa, dokumentointia ja viestintää.

2. Juridiset ja vaatimustenmukaisuusvaatimukset

Maissa kuten Saudi-Arabia, Qatar ja UAE, asuvapalveluntarjoajien on noudatettava tiukkoja säännöksiä:

Vastuusi:

• Viisuminkäsittely ja työluvat
• Oleskeludokumentaatio (Iqama Saudi-Arabiassa)
• Sairausvakuutus
• Työlakien noudattaminen
• Työsopimukset rekisteröity viranomaisille
• Säännöllinen viranomarisraportointi

Yksi unohtunut viisumin uusiminen voi johtaa sakkoihin, juridisiin ongelmiin ja mainevahinkoihin.

3. Palkanlaskennan monimutkaisuus

Toisin kuin tuntipalveluissa, joissa asiakkaat maksavat per käynti, asuvapalvelut sisältävät:

• Kuukausittainen palkanmaksu työntekijöille
• Pankkisiirtojen vaatimustenmukaisuus (monet maat vaativat palkanmaksun pankkien kautta)
• Ennakko/lainojen seuranta
• Työsuhteen päättymisetujen laskenta
• Monivaluuttakäsittely kansainvälisille työntekijöille

4. Työntekijädokumentaatio

Jokaisella työntekijällä on laaja dokumentaatio, jota on seurattava:

• Passi (vanhentumispäivineen)
• Työvisa (uusimispäivineen)
• Terveystodistukset
• Vakuutuskirjat
• Koulutussertifikaatit
• Työhistoria
• Suorituskykytiedot

5. Sijoitusten seuranta

Sinun on tiedettävä koko ajan:

• Mikä työntekijä on sijoitettu mille asiakkaalle
• Jokaisen sijoituksen alku- ja loppupäivämäärät
• Korvaushistoria
• Asiakastyytyväisyystiedot
• Tapaturmaraportit

Asuvapalveluohjelmiston olennaiset ominaisuudet#

1. Sopimushallintamoduuli

Mitä sen pitäisi tehdä:

Luo ja hallitse sopimuksia:

• Joustavat kestovaihtoehdot (3, 6, 12, 24 kuukautta)
• Automaattisen uusimisen asetukset
• Palvelulaajuuden määrittely
• Hinnoittelu- ja maksuehdot
• Yleiset ehdot
• Digitaalinen allekirjoituskyky

Automatisoidut hälytykset:

• 30 päivää ennen sopimuksen päättymistä
• Uusimismuistutukset asiakkaille
• Päättymiskäsittelyn työnkulut

2. Työntekijäprofiilien hallinta

Kattava työntekijätietokanta:

Tallenna kaikki työntekijätiedot yhteen paikkaan:

• Henkilötiedot ja yhteystiedot
• Kielitaidot (kriittinen perhesovitukselle)
• Taidot ja sertifikaatit
• Työhistoria ja suositukset
• Dokumenttien lataukset vanhentumisseurannalla
• Suorituskykyarviot aiemmista sijoituksista

Dokumenttien vanhentumishälytykset:

• Passi vanhenee 90 päivän sisällä
• Viisumin uusiminen vaaditaan 60 päivän sisällä
• Terveystodistus tarvitsee uusimisen
• Vakuutuskirja vanhenemassa

3. Sijoitusten hallintapaneeli

Visuaalinen yleiskatsaus:

Näe koko toimintasi yhdellä silmäyksellä:

• Aktiivisten sijoitusten kokonaismäärä
• Sijoitukseen saatavilla olevat työntekijät
• Tässä kuussa päättyvät sopimukset
• Odottavat korvaukset
• Sijoitusten maantieteellinen jakautuminen

Sijoitushistoria:

Seuraa täydellistä matkaa:

• Työntekijä A → Asiakas X (tammi 2024 - joulu 2024)
• Työntekijä A → Asiakas Y (tammi 2025 - nykyhetki)
• Siirron syy, asiakaspalaute, suorituskykymuistiinpanot

4. Palkanlaskenta ja taloushallinta

Palkkakäsittely:

• Kuukausipalkan laskenta
• Pankkisiirtointegraatio
• Palkkakuitin luonti
• Ennakko/lainan vähennysten seuranta
• Työsuhteen päättymisetujen laskenta

Asiakaslaskutus:

• Kuukausittainen laskutus
• Maksuseuranta
• Erääntyneiden saldojen hälytykset
• Maksuhistoriaraportit

Talousraportit:

• Tuotto per työntekijä
• Kannattavuus per sopimus
• Erääntyneet saatavat
• Palkanlaskentakustannukset vs. laskutus

5. Asiakasportaali

Itsepalvelu perheille:

Anna asiakkaiden:

• Tarkastella sopimustietoja ja jäljellä olevaa kestoa
• Käyttää työntekijäprofiilia ja yhteystietoja
• Lähettää palautetta ja arvioita
• Pyytää korvauksia tai sopimusmuutoksia
• Tarkastella maksuhistoriaa ja ladata laskuja
• Viestiä suoraan tukitiimisi kanssa

6. Vaatimustenmukaisuuden seuranta

Sääntelyhallintapaneeli:

Seuraa vaatimustenmukaisuutta koko toiminnassasi:

• Työntekijät, joiden dokumentit vanhenevat
• Odottavat viisumin uusimiset
• Vakuutuskattavuuden aukot
• Sopimusrekisteröinnin tila
• Viranomaisraportointien määräajat

Auditointijälki:

Ylläpidä tietueita tarkastuksia varten:

• Kaikki dokumenttilataukset aikaleimoineen
• Sopimusmuutoshistoria
• Maksutietueet
• Viestintälokit

7. Korvaushallinta

Kun asiat eivät toimi:

Käsittele korvaukset ammattimaisesti:

• Asiakas lähettää korvauspyynnön
• Järjestelmä kirjaa syyn ja tiedot
• Vaatimukset täyttävät saatavilla olevat työntekijät näytetään
• Uusi sijoitus aikataulutetaan
• Alkuperäinen työntekijä palautetaan saatavilla olevaan pooliin
• Dokumentaatio päivitetään automaattisesti

Korvauskäytännöt:

• Ilmainen korvaus koeaikana
• Korvausehdot sopimustyypin mukaan
• Työntekijän siirtymälogistiikka

Todellinen työnkulku: Asuvan työntekijän sijoittaminen#

Käydään läpi miten asuvapalveluohjelmisto käsittelee tyypillisen sijoituksen:

Päivä 1: Asiakaskysely

Asiakas rekisteröityy verkkosivustollesi tai sovellukseesi:

• Valitsee "Asuvapalvelu"
• Määrittelee vaatimukset (siivous, ruoanlaitto, lastenhoito jne.)
• Ilmoittaa halutut kielitaidot
• Valitsee sopimuksen keston (esim. 12 kuukautta)
• Antaa osoitteen ja perhetiedot

Päivä 2-5: Sovitus

Tiimisi käyttää ohjelmistoa:

• Suodattaa saatavilla olevat työntekijät taitojen, kielen ja kokemuksen mukaan
• Tarkastelee työntekijäprofiileja ja arvioita
• Tekee lyhyen listan 2-3 ehdokkaasta
• Esittelee vaihtoehdot asiakkaalle

Päivä 6-10: Valinta ja sopimus

Asiakas valitsee halutun työntekijän:

• Sopimus luodaan automaattisesti kaikilla ehdoilla
• Asiakas allekirjoittaa digitaalisesti
• Ensimmäinen maksu käsitellään
• Sijoituspäivä aikataulutetaan

Päivä 11-15: Valmistelu

Järjestelmä käynnistää valmistelun työnkulun:

• Työntekijälle ilmoitetaan uudesta sijoituksesta
• Lääkärintarkastus aikataulutetaan (jos vaaditaan)
• Dokumentaatio varmistetaan
• Asiakas saa tervetuliaispaketin työntekijän tiedoilla

Päivä 15: Sijoitus

Työntekijä saapuu asiakkaan asuntoon:

• Sisäänkirjautuminen tallennetaan järjestelmään
• Sopimus alkaa virallisesti
• Asiakas ja työntekijä saavat molemmat vahvistuksen
• Koeajan laskenta alkaa

Jatkuva: Kuukausisykli

Joka kuukausi ohjelmisto automaattisesti:

• Luo asiakaslaskun
• Käsittelee työntekijän palkan
• Lähettää tyytyväisyyskyselyn asiakkaalle
• Päivittää sopimuksen jäljellä olevan keston
• Tarkistaa dokumenttien vanhentumiset

Kuukausi 11: Uusimisprosessi

30 päivää ennen sopimuksen päättymistä:

• Asiakas saa uusimismuistutuksen
• Vaihtoehdot esitetään (uusi, muokkaa, päätä)
• Jos uusiminen: uusi sopimus luodaan
• Jos päättyminen: palautuslogistiikka käynnistetään

Kieli- ja viestintätuki#

Onnistuneet sijoitukset riippuvat vahvasti perheiden ja työntekijöiden välisestä viestinnästä. Ohjelmistosi tulisi tukea:

Monikieliset profiilit:

• Työntekijän kielitaidot (puhuttu ja kirjoitettu)
• Asiakkaan kielimieltymykset
• Sovitusalgoritmi huomioi kieliyhteensopivuuden

Viestintätyökalut:

• Sovelluksen sisäinen viestintä asiakkaan ja yrityksen välillä
• Käännösapu yleisiin pyyntöihin
• Monikieliset ilmoitukset ja dokumentit
• Tuki useilla kielillä

Miksi tämä on tärkeää:

Perhe, joka puhuu pääasiassa arabiaa, tarvitsee työntekijän, joka voi kommunikoida tehokkaasti. Perhe, jolla on englanninkielisiä lapsia, saattaa suosia englantia sujuvasti puhuvaa työntekijää läksyavussa. Ohjelmistosi tulisi tehdä nämä sovitukset saumattomasti.

Operatiiviset haasteet, jotka ohjelmisto ratkaisee#

Haaste 1: Dokumenttikaaos

Ilman ohjelmistoa:

• Passit arkistokaapeissa
• Viisumipäivämäärät taulukkolaskentaohjelmissa
• Ei hälytyksiä vanhentumisista
• Kiire kun dokumentit vanhenevat

Ohjelmiston kanssa:

• Kaikki dokumentit digitoitu ja keskitetty
• Automaattiset vanhentumishälytykset
• Uusimistyönkulut käynnistyvät automaattisesti
• Vaatimustenmukaisuuden hallintapaneeli näyttää aukot

Haaste 2: Sijoitusnäkyvyys

Ilman ohjelmistoa:

• Kuka työskentelee missä? Tarkista taulukko...
• Kuinka kauan työntekijä A on ollut asiakkaan X luona? Minun pitää laskea...
• Mitkä työntekijät ovat saatavilla? Minun pitää kysyä tiimiltä...

Ohjelmiston kanssa:

• Reaaliaikainen sijoitusten hallintapaneeli
• Täydellinen sijoitushistoria
• Saatavilla olevien työntekijöiden pooli aina ajan tasalla
• Välittömät vastaukset kaikkiin kysymyksiin

Haaste 3: Talousseuranta

Ilman ohjelmistoa:

• Manuaalinen laskujen luonti
• Palkkalakelmat Excelissä
• Myöhästyneiden maksujen karhuaminen manuaalisesti
• Ei näkyvyyttä kannattavuuteen

Ohjelmiston kanssa:

• Automatisoitu kuukausittainen laskutus
• Palkanlaskenta ajetaan automaattisesti
• Maksumuistutukset lähetetään automaattisesti
• Kannattavuusraportit työntekijän, asiakkaan ja alueen mukaan

Haaste 4: Korvauspainajaiset

Ilman ohjelmistoa:

• Asiakas soittaa tyytymättömänä
• Kiireinen korvaajan etsintä
• Manuaalinen koordinointi
• Kadotettiin jäljet miksi työntekijöitä korvattiin

Ohjelmiston kanssa:

• Korvauspyyntö kirjataan syineen
• Sovitusalgoritmi ehdottaa vaihtoehtoja
• Siirtymä aikataulutetaan ja seurataan
• Täydellinen historia ylläpidetään

Asuvapalveluliiketoiminnan skaalaaminen#

Kasvaessasi 10:stä 100:aan ja 1000:een sijoitukseen, manuaaliset prosessit romahtavat. Ohjelmisto mahdollistaa skaalautumisen:

10 sijoitusta: Saatat pärjätä taulukkolaskentaohjelmilla (hädin tuskin)

100 sijoitusta: Tarvitset:

• Automatisoidun dokumenttiseurannan
• Järjestelmällisen palkanlaskentakäsittelyn
• Asiakasportaalin itsepalveluun
• Sijoitusten hallintapaneelin

1000+ sijoitusta: Vaadit:

• Alueellisen hallinnan kyvykkyydet
• Monikäyttäjäpääsyn roolien oikeuksilla
• API-integraatiot (pankit, viranomasjärjestelmät)
• Edistyneen analytiikan ja ennustamisen

Miksi SaasTech asuvapalveluille?#

SaasTech toimii asuvapalveluoperaatioissa ympäri Persianlahden alueen:

Work Force Saudia - Hallinnoi asuvia kotiapulaisia ympäri Saudi-Arabiaa täydellä työministeriön vaatimusten noudattamisella

Helper-SA - Pitkäaikaisten asuvien työntekijöiden sijoituksia koko Kuningaskunnassa

Scrubs Qatar - Asuvakotiapupalvelut Dohassa kattavalla tuella

Alustamme tarjoaa:

• Täydellinen sopimuksen elinkaaren hallinta kyselystä uusimiseen
• Työntekijädokumentaation seuranta automaattisilla vanhentumishälytyksillä
• Sijoitusten hallintapaneeli näyttäen kaikki aktiiviset sijoitukset
• Integroitu palkanlaskenta pankkisiirtotuella
• Asiakasportaali itsepalvelukäyttöön
• Vaatimustenmukaisuuden seuranta sääntelyvaatimuksille
• Monikielinen tuki (45+ kieltä)
• White-label-sovellukset asiakas- ja työntekijäviestintään

Aloittaminen#

Valmis ammattimaistamaan asuvapalveluoperaatiosi?

1. Luo demosi - 15 päivän täysi pääsy -kokeilu
2. Konfiguroi sopimukset - Aseta palveluehtosi ja hinnoittelusi
3. Tuo työntekijät - Lisää työntekijätietokantasi dokumentteineen
4. Kouluta tiimisi - Intuitiivinen käyttöliittymä, minimaalinen oppimiskäyrä
5. Käynnistä - Aloita sijoitusten ammattimainen hallinta

Luo demosi nyt ja muuta asuvapalveluliiketoimintasi.

---

UKK#

Voinko hallita sekä tunti- että asuvapalveluita? Kyllä. SaasTech käsittelee molemmat mallit yhdellä alustalla, sopivilla työnkuluilla kummallekin.

Miten dokumenttien vanhentumisen seuranta toimii? Lataa dokumentit vanhentumispäivämäärien kanssa. Järjestelmä lähettää automaattisesti hälytykset 90, 60 ja 30 päivää ennen vanhentumista.

Voivatko asiakkaat pyytää tiettyjä työntekijöitä? Kyllä. Asiakasportaali sallii suosikkien ja tiettyjen työntekijäpyyntöjen uusimisiin tai uusiin sopimuksiin.

Onko palkanlaskentaintegraatio? Kyllä. Luo palkkamaksuja ja integroi pankkisiirtojärjestelmiin vaatimustenmukaista palkanmaksua varten.