Λογισμικό Υπηρεσίας Οικιακού Βοηθού Πλήρους Απασχόλησης: Διαχείριση Λειτουργιών Εσωτερικών Οικιακών Βοηθών

Το μοντέλο υπηρεσίας οικιακού βοηθού πλήρους απασχόλησης είναι θεμελιωδώς διαφορετικό από τον ωριαίο καθαρισμό. Αντί να στέλνετε καθαριστές για λίγες ώρες, τοποθετείτε οικιακούς βοηθούς που θα ζουν με οικογένειες για μήνες ή ακόμα και χρόνια. Αυτό δημιουργεί ένα εντελώς διαφορετικό σύνολο λειτουργικών προκλήσεων—και ευκαιριών.

Αν διευθύνετε μια επιχείρηση υπηρεσιών πλήρους απασχόλησης, το ξέρετε ήδη: τα υπολογιστικά φύλλα δεν μπορούν να χειριστούν αυτή την πολυπλοκότητα. Χρειάζεστε εξειδικευμένο λογισμικό.

Τι Είναι η Υπηρεσία Οικιακού Βοηθού Πλήρους Απασχόλησης;#

Η υπηρεσία πλήρους απασχόλησης (επίσης ονομάζεται υπηρεσία εσωτερικού βοηθού ή μακροχρόνια υπηρεσία) είναι ένα επιχειρηματικό μοντέλο όπου οι οικιακοί βοηθοί διαμένουν στο σπίτι του πελάτη και παρέχουν ολοκληρωμένη οικιακή υποστήριξη.

Πλήρης Απασχόληση vs. Ωριαία: Βασικές Διαφορές

Υπηρεσίες που Περιλαμβάνονται στις Ρυθμίσεις Πλήρους Απασχόλησης

Οι εσωτερικοί οικιακοί βοηθοί συνήθως χειρίζονται:

• Οικιακός καθαρισμός - Καθημερινή συντήρηση και βαθύς καθαρισμός
• Μαγείρεμα - Προετοιμασία γευμάτων βάσει προτιμήσεων της οικογένειας
• Φροντίδα παιδιών - Υπηρεσίες νταντάς, παραλαβή από σχολείο, βοήθεια στα μαθήματα
• Φροντίδα ηλικιωμένων - Βοήθεια σε καθημερινές δραστηριότητες, συντροφικότητα
• Πλύσιμο και σιδέρωμα - Φροντίδα ρούχων και οργάνωση
• Ψώνια τροφίμων - Επισκέψεις στην αγορά και οικιακά αναλώσιμα
• Φροντίδα κατοικίδιων - Τάισμα, βόλτες, βασική συντήρηση κατοικίδιων

Αυτό το ολοκληρωμένο πεδίο είναι ο λόγος που οι οικογένειες επιλέγουν υπηρεσίες πλήρους απασχόλησης—αποκτούν έναν αφοσιωμένο οικιακό διαχειριστή, όχι απλά έναν καθαριστή.

Γιατί οι Υπηρεσίες Πλήρους Απασχόλησης Απαιτούν Εξειδικευμένο Λογισμικό#

Η διεύθυνση μιας υπηρεσίας οικιακών βοηθών πλήρους απασχόλησης είναι ουσιαστικά η διεύθυνση ενός γραφείου στελέχωσης και τοποθέτησης με πολύπλοκες νομικές υποχρεώσεις. Να τι το κάνει μοναδικά δύσκολο:

1. Διαχείριση Κύκλου Ζωής Συμβολαίου

Σε αντίθεση με τις ωριαίες κρατήσεις που τελειώνουν όταν φεύγει ο καθαριστής, τα συμβόλαια πλήρους απασχόλησης εκτείνονται σε μήνες ή χρόνια:

Φάσεις Συμβολαίου:

• Έναρξη - Ο πελάτης επιλέγει εργαζόμενο, διαπραγμάτευση όρων
• Τοποθέτηση - Ο εργαζόμενος μετακομίζει στην κατοικία του πελάτη
• Ενεργή Περίοδος - Συνεχής υπηρεσία (3-24 μήνες)
• Ανανέωση ή Λήξη - Επέκταση ή τέλος συμβολαίου
• Μετάβαση - Ο εργαζόμενος επιστρέφει ή μεταφέρεται σε νέο πελάτη

Κάθε φάση απαιτεί παρακολούθηση, τεκμηρίωση και επικοινωνία.

2. Νομικές και Απαιτήσεις Συμμόρφωσης

Σε χώρες όπως η Σαουδική Αραβία, το Κατάρ και τα ΗΑΕ, οι πάροχοι υπηρεσιών πλήρους απασχόλησης πρέπει να συμμορφώνονται με αυστηρούς κανονισμούς:

Οι Ευθύνες σας:

• Επεξεργασία βίζας και άδειες εργασίας
• Τεκμηρίωση διαμονής (Iqama στη Σαουδική Αραβία)
• Κάλυψη ασφάλισης υγείας
• Συμμόρφωση με την εργατική νομοθεσία
• Συμβόλαια εργασίας καταχωρημένα στις αρχές
• Τακτικές κυβερνητικές αναφορές

Μια χαμένη ανανέωση βίζας μπορεί να οδηγήσει σε πρόστιμα, νομικά προβλήματα και βλάβη στη φήμη.

3. Πολυπλοκότητα Μισθοδοσίας

Σε αντίθεση με τις ωριαίες υπηρεσίες όπου οι πελάτες πληρώνουν ανά επίσκεψη, οι υπηρεσίες πλήρους απασχόλησης περιλαμβάνουν:

• Μηνιαία εκταμίευση μισθού στους εργαζόμενους
• Συμμόρφωση τραπεζικής μεταφοράς (πολλές χώρες απαιτούν πληρωμή μισθού μέσω τραπεζών)
• Παρακολούθηση προκαταβολών/δανείων
• Υπολογισμός ωφελημάτων τέλους υπηρεσίας
• Χειρισμός πολλών νομισμάτων για διεθνείς εργαζόμενους

4. Τεκμηρίωση Εργαζομένων

Κάθε εργαζόμενος έχει εκτεταμένη τεκμηρίωση που πρέπει να παρακολουθείται:

• Διαβατήριο (με ημερομηνίες λήξης)
• Βίζα εργασίας (με ημερομηνίες ανανέωσης)
• Πιστοποιητικά υγείας
• Ασφαλιστήρια συμβόλαια
• Πιστοποιήσεις εκπαίδευσης
• Ιστορικό απασχόλησης
• Αρχεία απόδοσης

5. Παρακολούθηση Τοποθέτησης

Πρέπει να γνωρίζετε ανά πάσα στιγμή:

• Ποιος εργαζόμενος είναι τοποθετημένος σε ποιον πελάτη
• Ημερομηνίες έναρξης και λήξης κάθε τοποθέτησης
• Ιστορικό αντικαταστάσεων
• Αρχεία ικανοποίησης πελατών
• Αναφορές περιστατικών

Βασικά Χαρακτηριστικά Λογισμικού Υπηρεσίας Πλήρους Απασχόλησης#

1. Μονάδα Διαχείρισης Συμβολαίων

Τι Πρέπει να Κάνει:

Δημιουργία και διαχείριση συμβολαίων με:

• Ευέλικτες επιλογές διάρκειας (3, 6, 12, 24 μήνες)
• Ρυθμίσεις αυτόματης ανανέωσης
• Ορισμό πεδίου υπηρεσίας
• Τιμολόγηση και όρους πληρωμής
• Όρους και προϋποθέσεις
• Δυνατότητα ψηφιακής υπογραφής

Αυτοματοποιημένες Ειδοποιήσεις:

• 30 ημέρες πριν τη λήξη συμβολαίου
• Υπενθυμίσεις ανανέωσης σε πελάτες
• Ροές εργασίας επεξεργασίας τερματισμού

2. Διαχείριση Προφίλ Εργαζομένων

Ολοκληρωμένη Βάση Δεδομένων Εργαζομένων:

Αποθηκεύστε όλες τις πληροφορίες εργαζομένων σε ένα μέρος:

• Προσωπικά στοιχεία και πληροφορίες επικοινωνίας
• Γλωσσικές ικανότητες (κρίσιμες για ταίριασμα οικογένειας)
• Δεξιότητες και πιστοποιήσεις
• Ιστορικό εργασίας και συστάσεις
• Ανεβάσματα εγγράφων με παρακολούθηση λήξης
• Αξιολογήσεις απόδοσης από προηγούμενες τοποθετήσεις

Ειδοποιήσεις Λήξης Εγγράφων:

• Διαβατήριο λήγει σε 90 ημέρες
• Απαιτείται ανανέωση βίζας σε 60 ημέρες
• Πιστοποιητικό υγείας χρειάζεται ανανέωση
• Ασφαλιστήριο λήγει

3. Dashboard Τοποθετήσεων

Οπτική Επισκόπηση:

Δείτε ολόκληρη τη λειτουργία σας με μια ματιά:

• Συνολικές ενεργές τοποθετήσεις
• Εργαζόμενοι διαθέσιμοι για τοποθέτηση
• Συμβόλαια που λήγουν αυτόν τον μήνα
• Εκκρεμείς αντικαταστάσεις
• Γεωγραφική κατανομή τοποθετήσεων

Ιστορικό Τοποθέτησης:

Παρακολουθήστε το πλήρες ταξίδι:

• Εργαζόμενος A → Πελάτης X (Ιαν 2024 - Δεκ 2024)
• Εργαζόμενος A → Πελάτης Y (Ιαν 2025 - Παρόν)
• Λόγος μεταφοράς, ανατροφοδότηση πελάτη, σημειώσεις απόδοσης

4. Μισθοδοσία και Οικονομική Διαχείριση

Επεξεργασία Μισθών:

• Υπολογισμός μηνιαίου μισθού
• Ενσωμάτωση τραπεζικής μεταφοράς
• Δημιουργία εκκαθαριστικών
• Παρακολούθηση αφαίρεσης προκαταβολών/δανείων
• Υπολογισμός ωφελημάτων τέλους υπηρεσίας

Τιμολόγηση Πελατών:

• Μηνιαία τιμολόγηση
• Παρακολούθηση πληρωμών
• Ειδοποιήσεις ανεξόφλητων υπολοίπων
• Αναφορές ιστορικού πληρωμών

Οικονομικές Αναφορές:

• Έσοδα ανά εργαζόμενο
• Κερδοφορία ανά συμβόλαιο
• Ανεξόφλητες απαιτήσεις
• Κόστος μισθοδοσίας vs. τιμολόγηση

5. Πύλη Πελατών

Αυτοεξυπηρέτηση για Οικογένειες:

Επιτρέψτε στους πελάτες να:

• Δουν λεπτομέρειες συμβολαίου και υπόλοιπη διάρκεια
• Έχουν πρόσβαση στο προφίλ εργαζομένου και στοιχεία επικοινωνίας
• Υποβάλλουν ανατροφοδότηση και αξιολογήσεις
• Ζητούν αντικατάσταση ή τροποποίηση συμβολαίου
• Δουν ιστορικό πληρωμών και κατεβάζουν τιμολόγια
• Επικοινωνούν απευθείας με την ομάδα υποστήριξής σας

6. Παρακολούθηση Συμμόρφωσης

Dashboard Κανονιστικής Συμμόρφωσης:

Παρακολουθήστε τη συμμόρφωση σε όλη τη λειτουργία σας:

• Εργαζόμενοι με έγγραφα που λήγουν
• Εκκρεμείς ανανεώσεις βίζας
• Κενά κάλυψης ασφάλισης
• Κατάσταση καταχώρησης συμβολαίων
• Προθεσμίες κυβερνητικών αναφορών

Ίχνος Ελέγχου:

Διατηρήστε αρχεία για επιθεωρήσεις:

• Όλα τα ανεβάσματα εγγράφων με χρονοσφραγίδες
• Ιστορικό τροποποιήσεων συμβολαίων
• Αρχεία πληρωμών
• Αρχεία επικοινωνίας

7. Διαχείριση Αντικαταστάσεων

Όταν τα Πράγματα δεν Πάνε Καλά:

Χειριστείτε τις αντικαταστάσεις επαγγελματικά:

• Ο πελάτης υποβάλλει αίτημα αντικατάστασης
• Το σύστημα καταγράφει τον λόγο και τις λεπτομέρειες
• Εμφανίζονται διαθέσιμοι εργαζόμενοι που ταιριάζουν στις απαιτήσεις
• Προγραμματίζεται νέα τοποθέτηση
• Ο αρχικός εργαζόμενος επιστρέφει στη διαθέσιμη ομάδα
• Η τεκμηρίωση ενημερώνεται αυτόματα

Πολιτικές Αντικατάστασης:

• Δωρεάν αντικατάσταση εντός δοκιμαστικής περιόδου
• Όροι αντικατάστασης βάσει τύπου συμβολαίου
• Logistics μετάβασης εργαζομένου

Ροή Εργασίας Πραγματικού Κόσμου: Τοποθέτηση Εσωτερικού Βοηθού#

Ας δούμε πώς το λογισμικό υπηρεσίας πλήρους απασχόλησης χειρίζεται μια τυπική τοποθέτηση:

Ημέρα 1: Ερώτηση Πελάτη

Ο πελάτης εγγράφεται στον ιστότοπο ή την εφαρμογή σας:

• Επιλέγει "Υπηρεσία Πλήρους Απασχόλησης"
• Καθορίζει απαιτήσεις (καθαρισμός, μαγείρεμα, φροντίδα παιδιών κ.λπ.)
• Υποδεικνύει προτιμώμενες γλωσσικές ικανότητες
• Επιλέγει διάρκεια συμβολαίου (π.χ. 12 μήνες)
• Παρέχει διεύθυνση και στοιχεία οικογένειας

Ημέρα 2-5: Ταίριασμα

Η ομάδα σας χρησιμοποιεί το λογισμικό για να:

• Φιλτράρει διαθέσιμους εργαζόμενους κατά δεξιότητες, γλώσσα και εμπειρία
• Εξετάσει προφίλ εργαζομένων και αξιολογήσεις
• Επιλέξει 2-3 υποψηφίους
• Παρουσιάσει επιλογές στον πελάτη

Ημέρα 6-10: Επιλογή και Συμβόλαιο

Ο πελάτης επιλέγει τον προτιμώμενο εργαζόμενο:

• Το συμβόλαιο δημιουργείται αυτόματα με όλους τους όρους
• Ο πελάτης υπογράφει ψηφιακά
• Η αρχική πληρωμή επεξεργάζεται
• Προγραμματίζεται η ημερομηνία τοποθέτησης

Ημέρα 11-15: Προετοιμασία

Το σύστημα ενεργοποιεί ροή προετοιμασίας:

• Ο εργαζόμενος ενημερώνεται για τη νέα τοποθέτηση
• Προγραμματίζεται ιατρικός έλεγχος (αν απαιτείται)
• Επαληθεύεται η τεκμηρίωση
• Ο πελάτης λαμβάνει πακέτο καλωσορίσματος με στοιχεία εργαζομένου

Ημέρα 15: Τοποθέτηση

Ο εργαζόμενος φτάνει στην κατοικία του πελάτη:

• Το check-in καταγράφεται στο σύστημα
• Το συμβόλαιο ξεκινά επίσημα
• Ο πελάτης και ο εργαζόμενος λαμβάνουν επιβεβαίωση
• Ξεκινά η αντίστροφη μέτρηση δοκιμαστικής περιόδου

Συνεχής: Μηνιαίος Κύκλος

Κάθε μήνα, το λογισμικό αυτόματα:

• Δημιουργεί τιμολόγιο πελάτη
• Επεξεργάζεται μισθό εργαζομένου
• Στέλνει έρευνα ικανοποίησης στον πελάτη
• Ενημερώνει την υπόλοιπη διάρκεια συμβολαίου
• Ελέγχει για λήξεις εγγράφων

Μήνας 11: Διαδικασία Ανανέωσης

30 ημέρες πριν τη λήξη συμβολαίου:

• Ο πελάτης λαμβάνει υπενθύμιση ανανέωσης
• Παρουσιάζονται επιλογές (ανανέωση, τροποποίηση, τερματισμός)
• Αν ανανέωση: δημιουργείται νέο συμβόλαιο
• Αν τερματισμός: ενεργοποιείται logistics επιστροφής

Υποστήριξη Γλώσσας και Επικοινωνίας#

Οι επιτυχημένες τοποθετήσεις εξαρτώνται σε μεγάλο βαθμό από την επικοινωνία μεταξύ οικογενειών και εργαζομένων. Το λογισμικό σας πρέπει να υποστηρίζει:

Πολύγλωσσα Προφίλ:

• Γλωσσικές ικανότητες εργαζομένων (γραπτές και προφορικές)
• Γλωσσικές προτιμήσεις πελατών
• Ο αλγόριθμος ταιριάσματος λαμβάνει υπόψη τη γλωσσική συμβατότητα

Εργαλεία Επικοινωνίας:

• Μηνύματα εντός εφαρμογής μεταξύ πελάτη και εταιρείας
• Βοήθεια μετάφρασης για κοινά αιτήματα
• Πολύγλωσσες ειδοποιήσεις και έγγραφα
• Υποστήριξη σε πολλές γλώσσες

Γιατί Έχει Σημασία:

Μια οικογένεια που μιλά κυρίως Αραβικά χρειάζεται έναν εργαζόμενο που μπορεί να επικοινωνεί αποτελεσματικά. Μια οικογένεια με παιδιά που μιλούν Αγγλικά μπορεί να προτιμά έναν εργαζόμενο με άπταιστα Αγγλικά για βοήθεια στα μαθήματα. Το λογισμικό σας πρέπει να κάνει αυτά τα ταιριάσματα απρόσκοπτα.

Λειτουργικές Προκλήσεις που Λύνει το Λογισμικό#

Πρόκληση 1: Χάος Εγγράφων

Χωρίς Λογισμικό:

• Διαβατήρια σε αρχειοθήκες
• Ημερομηνίες βίζας σε υπολογιστικά φύλλα
• Χωρίς ειδοποιήσεις για λήξεις
• Πανικός όταν λήγουν έγγραφα

Με Λογισμικό:

• Όλα τα έγγραφα ψηφιοποιημένα και κεντρικοποιημένα
• Αυτόματες ειδοποιήσεις λήξης
• Ροές ανανέωσης ενεργοποιούνται αυτόματα
• Το dashboard συμμόρφωσης δείχνει κενά

Πρόκληση 2: Ορατότητα Τοποθετήσεων

Χωρίς Λογισμικό:

• Ποιος εργάζεται πού; Κοίτα το υπολογιστικό φύλλο...
• Πόσο καιρό είναι ο Εργαζόμενος Α με τον Πελάτη Χ; Να υπολογίσω...
• Ποιοι εργαζόμενοι είναι διαθέσιμοι; Πρέπει να ρωτήσω την ομάδα...

Με Λογισμικό:

• Dashboard τοποθετήσεων σε πραγματικό χρόνο
• Πλήρες ιστορικό τοποθετήσεων
• Η ομάδα διαθέσιμων εργαζομένων πάντα ενημερωμένη
• Άμεσες απαντήσεις σε κάθε ερώτηση

Πρόκληση 3: Οικονομική Παρακολούθηση

Χωρίς Λογισμικό:

• Χειροκίνητη δημιουργία τιμολογίων
• Υπολογισμοί μισθών σε Excel
• Χειροκίνητη καταδίωξη καθυστερημένων πληρωμών
• Καμία ορατότητα στην κερδοφορία

Με Λογισμικό:

• Αυτοματοποιημένη μηνιαία τιμολόγηση
• Η μισθοδοσία τρέχει αυτόματα
• Οι υπενθυμίσεις πληρωμής στέλνονται αυτόματα
• Αναφορές κερδοφορίας ανά εργαζόμενο, πελάτη, περιοχή

Γιατί SaasTech για Υπηρεσίες Πλήρους Απασχόλησης;#

Το SaasTech τροφοδοτεί λειτουργίες υπηρεσιών πλήρους απασχόλησης σε όλη την περιοχή του Κόλπου:

Work Force Saudia - Διαχείριση εσωτερικών οικιακών βοηθών σε όλη τη Σαουδική Αραβία με πλήρη συμμόρφωση με τις απαιτήσεις του Υπουργείου Εργασίας

Helper-SA - Τοποθετήσεις μακροχρόνιων μόνιμων εργαζομένων σε όλο το Βασίλειο

Scrubs Qatar - Υπηρεσίες οικιακών βοηθών πλήρους απασχόλησης στη Ντόχα με ολοκληρωμένη υποστήριξη

Η πλατφόρμα μας παρέχει:

• Πλήρη διαχείριση κύκλου ζωής συμβολαίου από την ερώτηση μέχρι την ανανέωση
• Παρακολούθηση τεκμηρίωσης εργαζομένων με αυτόματες ειδοποιήσεις λήξης
• Dashboard τοποθετήσεων που δείχνει όλες τις ενεργές τοποθετήσεις
• Ολοκληρωμένη μισθοδοσία με υποστήριξη τραπεζικών μεταφορών
• Πύλη πελατών για πρόσβαση αυτοεξυπηρέτησης
• Παρακολούθηση συμμόρφωσης για κανονιστικές απαιτήσεις
• Υποστήριξη πολλών γλωσσών (45+ γλώσσες)
• White-label εφαρμογές για επικοινωνία πελάτη και εργαζομένου

Ξεκινώντας#

Έτοιμοι να επαγγελματοποιήσετε τις λειτουργίες υπηρεσίας πλήρους απασχόλησης;

1. Δημιουργήστε το demo σας - Δωρεάν δοκιμή 15 ημερών με πλήρη πρόσβαση
2. Διαμορφώστε τα συμβόλαια - Ρυθμίστε τους όρους υπηρεσίας και την τιμολόγησή σας
3. Εισαγάγετε εργαζομένους - Προσθέστε τη βάση δεδομένων εργαζομένων σας με έγγραφα
4. Εκπαιδεύστε την ομάδα σας - Διαισθητική διεπαφή, ελάχιστη καμπύλη μάθησης
5. Ξεκινήστε - Αρχίστε να διαχειρίζεστε τοποθετήσεις επαγγελματικά

Δημιουργήστε το Demo σας Τώρα και μεταμορφώστε την επιχείρηση υπηρεσιών πλήρους απασχόλησης.

---

Συχνές Ερωτήσεις#

Μπορώ να διαχειριστώ τόσο ωριαίες όσο και υπηρεσίες πλήρους απασχόλησης; Ναι. Το SaasTech χειρίζεται και τα δύο μοντέλα σε μια ενιαία πλατφόρμα, με κατάλληλες ροές εργασίας για το καθένα.

Πώς λειτουργεί η παρακολούθηση λήξης εγγράφων; Ανεβάστε έγγραφα με ημερομηνίες λήξης. Το σύστημα στέλνει αυτόματα ειδοποιήσεις στις 90, 60 και 30 ημέρες πριν τη λήξη.

Μπορούν οι πελάτες να ζητήσουν συγκεκριμένους εργαζομένους; Ναι. Η πύλη πελατών επιτρέπει αγαπημένους και αιτήματα συγκεκριμένων εργαζομένων για ανανεώσεις ή νέα συμβόλαια.

Υπάρχει ενσωμάτωση μισθοδοσίας; Ναι. Δημιουργήστε πληρωμές μισθών και ενσωματωθείτε με συστήματα τραπεζικών μεταφορών για συμμορφούμενη εκταμίευση μισθών.